La transformación digital ya no es una opción para las empresas españolas. Durante los próximos años, tanto la implantación de la factura electrónica como la adaptación de los programas de facturación a VERI*FACTU marcarán un antes y un después en la gestión empresarial.

Aunque muchas empresas ya trabajan con herramientas digitales, todavía existen numerosos negocios que continúan utilizando procesos manuales o programas que podrían no adaptarse a los nuevos requisitos establecidos por la legislación española.

Prepararse con tiempo permitirá afrontar estos cambios con tranquilidad y evitar problemas cuando las nuevas obligaciones sean plenamente exigibles.

La digitalización ya es una realidad

La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y el Gobierno de España llevan varios años impulsando la digitalización de empresas y autónomos.

El objetivo es modernizar la gestión empresarial, reducir el fraude fiscal y facilitar el intercambio de información entre empresas y administraciones públicas mediante sistemas digitales más seguros y eficientes.

En este contexto aparecen dos conceptos que convivirán durante los próximos años:

• VERI*FACTU.
• Factura electrónica.

Aunque responden a normativas diferentes, ambos forman parte del mismo proceso de transformación digital.

Revisa el software que utilizas actualmente

Uno de los primeros pasos consiste en comprobar si el programa de facturación utilizado por la empresa podrá adaptarse a la nueva normativa.

No todos los programas existentes fueron desarrollados pensando en estos nuevos requisitos, por lo que resulta recomendable consultar con el proveedor del software si dispondrá de las actualizaciones necesarias cuando entren en vigor las obligaciones correspondientes.

Elegir una solución preparada para evolucionar junto con la normativa evitará futuras migraciones y posibles interrupciones en la actividad empresarial.

Centraliza toda la gestión en un único lugar

Muchas pequeñas empresas siguen utilizando diferentes aplicaciones para gestionar clientes, presupuestos, facturas, documentos o tareas administrativas.

Esta dispersión de información suele provocar pérdidas de tiempo, duplicidad de datos y un mayor riesgo de cometer errores.

Un CRM moderno permite centralizar toda la información de la empresa en una única plataforma, facilitando el trabajo diario y mejorando el control sobre la actividad del negocio.

Mantén actualizados los datos de clientes

Uno de los errores más frecuentes en la facturación es trabajar con información desactualizada.

Antes de emitir facturas conviene revisar periódicamente:

• Nombre o razón social.
• NIF o CIF.
• Dirección fiscal.
• Correo electrónico.
• Datos de contacto.

Mantener esta información correctamente actualizada evitará incidencias posteriores y facilitará el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Organiza correctamente tu documentación

La digitalización no afecta únicamente a las facturas.

Cada vez resulta más recomendable mantener organizada toda la documentación relacionada con la actividad empresarial:

• Presupuestos.
• Facturas emitidas.
• Facturas recibidas.
• Contratos.
• Documentación técnica.
• Archivos de clientes.
• Comunicaciones importantes.

Una buena organización reduce considerablemente el tiempo necesario para localizar cualquier documento cuando sea necesario.

Forma a tu equipo

La tecnología resulta realmente útil cuando las personas saben utilizarla.

Dedicar unas horas a explicar el funcionamiento del nuevo software y las novedades introducidas por la normativa permitirá reducir errores y aumentar la productividad desde el primer día.

Una correcta formación suele traducirse en un importante ahorro de tiempo a medio y largo plazo.

No esperes al último momento

Uno de los mayores errores consiste en dejar la adaptación para los últimos días.

Cuando una nueva obligación legal entra en vigor, miles de empresas intentan actualizar simultáneamente sus programas informáticos, lo que puede provocar retrasos, saturación del soporte técnico y dificultades para implantar los cambios con tranquilidad.

Prepararse con antelación permite realizar la transición de forma ordenada y sin afectar al funcionamiento habitual del negocio.

¿Cómo ayuda Buildybox CRM?

Buildybox CRM nace precisamente con ese objetivo: ofrecer una plataforma moderna, intuitiva y preparada para acompañar a empresas y autónomos durante este proceso de digitalización.

Desde una única aplicación es posible gestionar clientes, presupuestos, facturas, documentos y gran parte de la actividad administrativa de la empresa, incorporando progresivamente las funcionalidades necesarias para adaptarse a VERI*FACTU y al resto de novedades normativas.

De este modo, el usuario puede dedicar menos tiempo a tareas administrativas y centrarse en lo realmente importante: hacer crecer su negocio.

La llegada de la factura electrónica y de VERI*FACTU representa una oportunidad para modernizar la gestión empresarial.

Las empresas que comiencen a prepararse desde ahora tendrán una adaptación mucho más sencilla, reducirán errores administrativos y dispondrán de herramientas más eficientes para afrontar el futuro con garantías.

Adoptar un software preparado para evolucionar junto con la normativa será una decisión que aportará seguridad, organización y tranquilidad durante los próximos años.